У представителей бизнеса спорное отношение даже к самому понятию автоматизации. Действительно, автоматика не может пока полностью заменить человека ни в одной из сфер, — где-то требуется ручная загрузка данных, а где-то свойственная только человеку искра креатива и интуиции. Но от программы для автоматизации бизнеса и не требуется заменить сотрудника полностью. Ее фронт работ — рутинные действия, которые занимают у человека слишком много времени, которое можно потратить с большей продуктивностью.
Актуальность автоматизации
Наиболее наглядный пример перехода на автоматические системы — бухгалтерия. В бумажном виде эта сфера себя изжила. Даже самые скромные предприятия сводят данные в виде удобных таблиц. которые автоматика пересчитывает и передает на начисление. Одновременно владелец бизнеса может видеть сводку по всем направлениям:
сколько средств было затрачено, какая сумма осталась на балансе;
какая средняя, максимальная, минимальная зарплата в конкретной группе;
какой процент средств уходит на оплату переработок или стимулирование.
Одновременно из обязанностей реального сотрудника уходит и подготовка отчетов для передачи в налоговую. Синхронизированные решения самостоятельно готовят нужный документ и отправляют, одновременно с перечислением средств из указанного в программе баланса.
Участие человека в этом процессе предусмотрено. Руководитель сам решает, в каком объеме поощрить сотрудников. Но чтобы пересчитать все ведомости, человеку достаточно ввести коэффициент в соответствующее поле и отметить имена по списку. Если же стимулирование привязано к конкретному критерию эффективности, то эту работу возьмет на себя система.
Автоматизацией можно охватить самые разные сферы деятельности. Для некоторых направлений разработчики готовят продукты под ключ. Владелец интернет-магазина может настроить автоматический учет прихода и расхода товара, подсчет баланса, назначение клиентских скидок по программе лояльности. Одновременно CRM система Microsoft будет работать с клиентами, — оценивать сферу интересов, формировать и отправлять информационные письма, собирать статистику отзывов. Человеку придется вмешивать, например прогнозировать увеличение спроса на конкретную продукцию или изучать причины появления брака. Но даже в этом случае система даст конкретные подсказки на основе данных за истекшие периоды.
Выбор направления автоматизации
Переход на цифровую основу подразумевает систематизирование — разделение всего спектра работ на зоны ответственности, но с последующим объединением в единую взаимосвязанную сеть. Автоматизацией в той или иной степени можно охватить любую сферу деятельности предприятия. Основные:
финансовая — сведение баланса, ведение отчетности, передача данных в налоговую и хранение реестра;
кадровая — определение структуры субординации, хранение персональных данных, работа с соискателями и текущим коллективом;
автоматизация складской логистики и производственных процессов — учет запасов сырья и выхода готовой продукции, контроль за поставками и передачей заказов конечному потребителю;
работа с клиентами — изучение спроса, поведенческих характеристик, сбор отзывов.
Объединяется это все аналитической работой — система Cognos IBM объединяет на сервере все получаемые от предприятия данные. Это дает руководителю нити, манипуляция которыми можно в разы повысить эффективность и доходность предприятия. Главное — научиться работать с таким реестром. Группа IT консалтинг в Aлматы проводит аудит предприятия и предлагает программы, внедрение которых дает максимальный результат в конкретный период и обучает приемам работы с ними персонал и руководителей предприятий. .
Поэтапный переход на цифровую основу
Первой ступенью перехода на автоматику является изучение специфики. Многие решения универсальны, но в любой деятельности есть свои особенности. Выбор конкретной программы определяется и размером предприятия, — количеством сотрудников, контрагентов, выполняемых за цикл операций. После выбора направления проводится внедрение программы и загрузка данных на сервера. Одновременно с этой работой проходит обучение сотрудников работе с конкретными инструментами.
В интересах руководителя направить на обучение не только сотрудников, которые будут непосредственно работать с программой, но и дублеров, а также непосредственных руководителей звена. Это позволит наладить вертикаль взаимоотношений. Отдельный обучающий блок рассчитан на самое высшее звено, — руководителей, которые по отчетам и сводке будут определять основные векторы развития и принимать принципиальные решения.